ecoDMS - Das effiziente Dokumenten-Management-System für Unternehmen
Was ist ecoDMS?
ecoDMS ist das leistungsstarke und kostengünstige Dokumentenmanagement-System, das Ihnen hilft, Ordnung in Ihrem Büro zu schaffen und Platz auf Ihrem Schreibtisch zu sparen. Durch die Archivierung von Dokumenten aller Art in einer langfristigen, revisionssicheren und plattformunabhängigen Art und Weise, können Sie den Verbrauch von Ordnern, Papier und Büromaterial minimieren.
ecoDMS erfüllt auch die gesetzlichen Anforderungen und revisionssicheren Archivierung von Dokumenten. Dazu gehört auch ein professionelles Backup-System, das Ihnen hilft, Ihre Daten sicher zu speichern und wiederherzustellen, falls etwas schiefgeht. Die Software ist als Standalone-Lösung, in kleinen und großen Netzwerken, auf einem NAS und auch als Mietlösung erhältlich und bietet damit eine hohe Skalierbarkeit.
ecoDMS bietet auch eine Vielzahl von Funktionen, die das Suchen und Finden von Dokumenten erleichtern. Alle Dokumente werden automatisch volltextindiziert und können vom System selbst klassifiziert und archiviert werden. Dank der integrierten automatischen Texterkennung (OCR "Tesseract") und der Such- und Filterfunktionen können Sie Dokumente schnell und einfach finden - genauso einfach wie bei Google. Mit ecoDMS haben Sie immer schnellen Zugriff auf alle Ihre Dokumente, egal ob auf dem Computer, Laptop, Smartphone oder Tablet.
Funktionen von ecoDMS
ecoDMS bietet zahlreiche Funktionen, die eine effiziente Dokumentenverwaltung ermöglichen. Hierzu zählen unter anderem die automatische Klassifizierung und Verschlagwortung von Dokumenten, die digitale Archivierung von Dokumenten sowie die Möglichkeit zur Integration mit anderen Systemen.
Architektur von ecoDMS
EcoDMS ist ein modular aufgebautes Dokumenten-Management-System, das aus verschiedenen Komponenten besteht. Diese umfassen unter anderem das ecoDMS One Archivsystem, die ecoDMS API sowie die ecoDMS WebClient-Software. Das System ist flexibel und kann je nach den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst werden.
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Analog. Digital. Zentral.
EcoDMS bietet Ihnen eine umfangreiche und leistungsstarke Lösung für Ihr Dokumentenmanagement. Mit EcoDMS können Sie Ihre Dokumente einfach digitalisieren, archivieren, teilen, verwalten und schnell wiederfinden - auf Ihrem PC, Smartphone und Tablet. Sparen Sie Zeit und Geld bei der täglichen Dokumentenablage, Informationsbeschaffung und Dateiverarbeitung. Die integrierten Sicherheitsfunktionen und die Möglichkeit, Dokumente mit anderen Nutzern zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, machen EcoDMS zu einer unverzichtbaren Unterstützung im täglichen Arbeitsleben und eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche.
Zielgruppen für ecoDMS
Unternehmen
ecoDMS ist besonders für Unternehmen aller Größen geeignet, die ihre Dokumentenverwaltung optimieren und effizienter gestalten möchten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Fertigungsbetriebe, Verwaltungen oder Unternehmen im Gesundheitswesen handelt.
Organisationen
Auch Organisationen wie Non-Profit-Organisationen oder öffentliche Einrichtungen benötigen eine effiziente Dokumentenverwaltung. ecoDMS kann hierbei helfen, die Verwaltung und den Schutz von Dokumenten zu verbessern.
Einzelpersonen
ecoDMS kann auch für Einzelpersonen interessant sein, die ihre Dokumente zentral und effizient verwalten möchten, beispielsweise für Freiberufler oder Selbstständige.
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Zusammenarbeit
Ein Vorteil von ecoDMS ist die Möglichkeit zur Zusammenarbeit in Echtzeit. Mehrere Nutzer können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, was die Zusammenarbeit und Teamarbeit erleichtert. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die an verschiedenen Orten oder mit externen Mitarbeitern arbeiten.
Die integrierte Zugriffssteuerung von ecoDMS ermöglicht es, Zugriffsrechte für jedes Dokument und jeden Benutzer individuell festzulegen. Sie bestimmen, wer Zugang zu welchen Dokumenten hat und wer diese bearbeiten darf. So haben Sie immer die volle Kontrolle über Ihre Dokumente und können sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.
ecoDMS unterstützt zudem eine breite Palette an Dateitypen, darunter Textdokumente, Bilder und PDFs. Diese Vielfalt ermöglicht es, alle Arten von Dokumenten zu verwalten und zu archivieren, was die Organisation und Verwaltung vereinfacht.
GoBD-Konforme Digitalisierung mit ecoDMS
Mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legt das Bundesministerium für Finanzen (BMF) fest, wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen. Die GoBD sind seit dem 1. Januar 2015 gültig und haben die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) abgelöst.
Mit ecoDMS können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente GoBD-konform archiviert und digitalisiert werden.
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Fazit
ecoDMS ist ein leistungsstarkes Dokumenten-Management-System, das Unternehmen dabei hilft, ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren und effizienter zu gestalten. Das System bietet zahlreiche Vorteile, darunter Zeit- und Kostenersparnis, Datenschutz und Sicherheit sowie eine effektive Archivierung und Retrieval von Dokumenten. ecoDMS ist für Unternehmen aller Größen und in verschiedenen Branchen und Anwendungsbereichen geeignet und kann einfach in andere Systeme integriert werden. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen über ecoDMS oder um das System in Aktion zu sehen.
Verpassen Sie nichts
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