ecoDMS - Das effiziente DMS für Unternehmen

ecoDMS, das effiziente DMS (Dokumenten-Management-System) für Unternehmen, hilft Ihnen Ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren und effizienter zu gestalten. Das System bietet zahlreiche Vorteile, darunter Zeit- und Kostenersparnis, Datenschutz, Sicherheit, sowie eine effektive Archivierung von Dokumenten. Auf dieser Seite stellen wir Ihnen die verschiedenen Funktionen, Vorteile und Anwendungsbereiche vor.
ecoDMS Screenshot

Was ist ecoDMS?

ecoDMS ist ein leistungsstarkes und kostengünstige DMS, das Ihnen hilft, Ordnung in Ihrem Büro zu schaffen und Platz auf Ihrem Schreibtisch zu sparen. Durch die Archivierung von Dokumenten aller Art in einer langfristigen, revisionssicheren und plattformunabhängigen Art und Weise, können Sie den Verbrauch von Ordnern, Papier und Büromaterial minimieren.

ecoDMS erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten (GoBD / DSGVO). Dazu gehört auch ein professionelles Backup-System, das Ihnen hilft, Ihre Daten sicher zu speichern und wiederherzustellen, falls etwas schiefgeht. Die Software ist als Standalone-Lösung, in kleinen und großen Netzwerken, auf einem NAS und auch als Mietlösung erhältlich und bietet damit eine hohe Skalierbarkeit.

Es bietet auch eine Vielzahl von Funktionen, die das Suchen und Finden von Dokumenten erleichtern. Alle Dokumente werden automatisch volltextindiziert und können vom System selbst klassifiziert und archiviert werden. Dank der integrierten automatischen Texterkennung (OCR "Tesseract") und der Such- und Filterfunktionen können Sie Dokumente schnell und einfach finden - genauso einfach wie bei Google. Mit ecoDMS haben Sie immer schnellen Zugriff auf alle Ihre Dokumente, egal ob auf dem Computer, Laptop, Smartphone oder Tablet.

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Analog. Digital. Zentral.

ecoDMS bietet Ihnen eine umfangreiche und leistungsstarke Lösung für Ihr Dokumentenmanagement. Mit ecoDMS können Sie Ihre Dokumente einfach digitalisieren, archivieren, teilen, verwalten und schnell wiederfinden - auf Ihrem PC, Smartphone und Tablet. Sparen Sie Zeit und Geld bei der täglichen Dokumentenablage, Informationsbeschaffung und Dateiverarbeitung. Die integrierten Sicherheitsfunktionen und die Möglichkeit, Dokumente mit anderen Nutzern zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, machen ecoDMS zu einer unverzichtbaren Unterstützung im täglichen Arbeitsleben und eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche.

Zielgruppen für ecoDMS

Unternehmen

ecoDMS ist besonders für Unternehmen aller Größen geeignet, die ihre Dokumentenverwaltung optimieren und effizienter gestalten möchten. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Fertigungsbetriebe, Verwaltungen oder Unternehmen im Gesundheitswesen handelt.

Organisationen

Auch Organisationen wie Non-Profit-Organisationen oder öffentliche Einrichtungen benötigen eine effiziente Dokumentenverwaltung. ecoDMS kann hierbei helfen, die Verwaltung und den Schutz von Dokumenten zu verbessern.

Einzelpersonen

ecoDMS kann auch für Einzelpersonen interessant sein, die ihre Dokumente zentral und effizient verwalten möchten, beispielsweise für Freiberufler oder Selbstständige.

Ihre Vorteile

Gut angebunden ecoDMS kann einfach in andere Systeme integriert werden, beispielsweise in ERP- oder CRM-Systeme. Und dank der Schnittstellen kann ecoDMS auch Dokumente aus anderen Programmen wie z.B. Outlook importieren

Zusammenarbeit Durch das zentrale ecoDMS One Archivsystem können Mitarbeiter schnell und einfach auf Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten. Auch die Möglichkeit zur Integration mit anderen Systemen erleichtert die Zusammenarbeit.

Datenschutz und Sicherheit ecoDMS gewährleistet eine hohe Datensicherheit und Vertraulichkeit von Dokumenten durch verschiedene Sicherheitsfunktionen wie die Verschlüsselung von Dokumenten und die Authentifizierung von Benutzern.

Zeit und Kostenersparnis Durch die automatische Klassifizierung und Verschlagwortung und Archivierung von Dokumenten, sowie der schnellen und effiziente Suche, sparen Sie Zeit und Ressourcen.

Alles Wiederfinden Tippen Sie einfach ein Wort ein und ecoDMS zeigt Ihnen alle Dokumente in denen dieses Wort erscheint.

Intelligente Ablage ecoDMS kann Dokumente selbst erkennen und je nach Art automatisch richtig einsortieren - Damit sparen Sie Zeit.

Texterkennung Mithilfe der automatischen Texterkennung, können Sie den gesamten Text Ihrer Dokumente durchsuchen

Unser Support wir bieten professionellen Support und Service für ecoDMS und unterstützen Sie bei der Integration und wir schulen Sie und Ihr Team, damit Sie gleich durchstarten können

Zusammenarbeit

Ein Vorteil von ecoDMS ist die Möglichkeit zur Zusammenarbeit in Echtzeit. Mehrere Nutzer können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, was die Zusammenarbeit und Teamarbeit erleichtert. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die an verschiedenen Orten oder mit externen Mitarbeitern arbeiten.

Die integrierte Zugriffssteuerung von ecoDMS ermöglicht es, Zugriffsrechte für jedes Dokument und jeden Benutzer individuell festzulegen. Sie bestimmen, wer Zugang zu welchen Dokumenten hat und wer diese bearbeiten darf. So haben Sie immer die volle Kontrolle über Ihre Dokumente und können sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.

Arbeiten im Büro - Symbolbild - Photo: Tim van der Kuip via Unsplash.com

ecoDMS unterstützt zudem eine breite Palette an Dateitypen, darunter Textdokumente, Bilder und PDFs. Diese Vielfalt ermöglicht es, alle Arten von Dokumenten zu verwalten und zu archivieren, was die Organisation und Verwaltung vereinfacht.

Was regeln die GoBD?

Mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legt das Bundesministerium für Finanzen (BMF) fest, wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen. Die GoBD sind seit dem 1. Januar 2015 gültig und haben die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) abgelöst.

Mit ecoDMS können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente GoBD-konform archiviert und digitalisiert werden.

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Sind Sie auf der Suche nach einem effizienten Dokumenten-Management-System, das Ihnen Zeit und Kosten spart? Dann sollten Sie ecoDMS testen! Wir bieten Ihnen eine kostenlose Testversion, mit der Sie ecoDMS 30 Tage lang ohne Verpflichtungen ausprobieren können.

Fazit

ecoDMS ist ein leistungsstarkes Dokumenten-Management-System, das Unternehmen dabei hilft, ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren und effizienter zu gestalten. Das System bietet zahlreiche Vorteile, darunter Zeit- und Kostenersparnis, Datenschutz und Sicherheit sowie eine effektive Archivierung und Retrieval von Dokumenten. ecoDMS ist für Unternehmen aller Größen und in verschiedenen Branchen und Anwendungsbereichen geeignet und kann einfach in andere Systeme integriert werden. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen über ecoDMS oder um das System in Aktion zu sehen.

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