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Symbolbild Wochenzettel Zeiterfassung

Wenn Sie als Handwerker oder Unternehmen überlegen eine digitale Zeiterfassung einzuführen, sind Sie auf dem richtigen Weg, doch es gibt auch ein paar Fallstricke die es zu beachten gibt. In diesem Beitrag versuchen wir Ihnen einen Überblick zu verschaffen, eventuelle Fragen zu beantworten und Lösungen zu präsentieren.

Was muss ich rechtlich beachten?

Bereits seit 2019 gibt es ein Urteil vom Europäischen Gerichtshof, dass ein teilweises Erfassen der Arbeitszeit, beispielsweise nur der Überstungen, nicht ausreichend ist. Die gesamte Arbeitszeit muss exakt festgehalten werden. Hiermit sollen rechtliche Standards eingehalten und die Arbeitnehmer geschützt werden.

Aber damit ist das Thema noch nicht vorbei: Nach einem Referentenentwurf auf Initiative von Hubertus Heil (SPD) soll eine Neufassung von §17 des Mindestlohngesetzes (MiloG) kommen. Demnach muss die Arbeitszeit künftig sofort, digital und manipulationssicher aufbewahrt werden.

Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet den Beginn der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer jeweils unmittelbar bei Arbeitsaufnahme, sowie Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt elektronisch aufzubewahren.

Bundesministerium für Arbeit und Soziales

Unter § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes fällt auch insbesondere das Handwerk und Baugewerbe. Dazu muss man sagen, dass der Entwurf vorwiegend die Erhöhung der 450€ für geringfügig Beschäftigte zum Ziel hatte und, dass der von der Bundesregierung beschlossene Gesetzesentwurf, der da scheinbar daraus hervor ging diesen Passus nicht mehr enthielt. Aber das Thema ist mit Sicherheit noch nicht vom Tisch und kann jederzeit erneut hoch kommen. Mit der passenden Software für die Arbeitszeiterfassung sind sie schon heute auf der sicheren Seite.

Ist die digitale Zeiterfassung mit der DSGVO vereinbar?

Die digitale Zeiterfassung ist DSGVO-konform, da der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse hat zu sehen, ob der Arbeitnehmer auch die entlohnte Arbeitszeit erbringt, bzw. den Angestellten nur den Stundenlohn für die Zeit zu zahlen die auch nachweislich erbracht wurde.

Lediglich die Erfassung bzw. Zutrittskontrolle per Fingerabdruck oder ähnlichen biometrischen Funktionen erfordert die Zustimmung des jeweiligen Kollegen. Liegt diese nicht vor, so muss der Zutritt bzw. die Erfassung auch alternativ mit Ausweis oder NFC-Schlüsselanhänger ermöglicht werden.

Zudem ist auch noch die Zeiterfassung per Smartphone möglich – hier sollte jedoch beachtet werden, dass bei vorgeschriebener Zeiterfassung per Smartphone der Angestellte nicht verpflichtet werden kann, sein privates Smartphone dafür zu nutzen. Im Zweifel muss hier also auch die Zustimmung eingeholt oder aber betriebliche Smartphones vergeben werden.

Welchen Vorteil habe ich durch die digitale Zeiterfassung?

Die elektronische Erfassung der Arbeitszeit ist mittlerweile fester Bestandteil in vielen Unternehmen. Die Vorbehalte schwinden immer weiter, da die Unternehmen sehr schnell die Vorzüge für sich erkennen. Ein Aspekt ist hier beispielsweise der bessere Überblick über die firmeneigenen Projekte und die darin eingesetzten Ressourcen. Sie können nachvollziehen, wann welcher Kollege wo im Einsatz war und haben alles besser im Blick, als mit der alten Zettelwirtschaft – wie den Stapeln von Wochenzetteln die Sie sicherlich kennen und denen Sie vielleicht hinterher rennen. Wir sagen “Schluss mit der Zettelwirtschaft“.

Zudem gibt es Möglichkeiten der Pausenerfassung, der Planung des Urlaubs, der Anbindung an die Lohnbuchhaltung, der Nachkalkulation und der Anbindung an das Rechnungssystem. Auch lassen sich mit den heutigen Systemen perfekt große Unternehmen mit mehreren Standorten verwalten und abrechnen.

Aktuell profitieren Sie auch sicherlich noch von niedrigeren Kosten für die Umstellung. Sollte die Verpflichtung erst einmal kommen, könnten mit steigender Nachfrage auch die Kosten dafür steigen.

Welchen Vorteil haben meine Mitarbeiter?

Die Kollegen haben den Vorteil, dass Sie Ihre geleisteten Stunden, bzw. den Beginn und das Ende Ihrer Arbeitszeit leicht per Smartphone oder dem PC an Ihr zentrales System übertragen können. Vorbei ist die Zeit, in der die Kollegen am Ende der Woche kurz vor Feierabend zusammen sitzen und sich fragen “Hey, wann war ich eigentlich Montag auf der Baustelle?” und damit einhergehend auch das Nachreichen von vergessenen Stundenzetteln.

Die geleisteten Stunden werden einfach, fair und übersichtlich übermittelt. Genauso kann das Nachfragen nach noch vorhandenen Urlaubstagen entfallen, da jeder Kollege in den vorhandenen Apps nachschauen kann wie viel Urlaubsanspruch er noch besitzt. Krankmeldungen können ebenfalls digital eingereicht werden.

Das erspart teilweise viel Aufwand und Zeit, die auch sinnvoller eingesetzt werden kann.

Was kann ich machen?

mit topzeit bieten wir als Premium Partner von blue:solution, nicht nur, aber insbesondere im Bau- und Handwerksbetrieben, die ideale Software für die elektronische Zeiterfassung. Topzeit bringt Ihnen alle oben genannten Vorteile und Rechtssicherheiten und integriert sich auch perfekt in vielleicht schon andere bestehende Lösungen wie tophandwerk.

Die Bedienung ist geht leicht von der Hand und die Oberfläche ist optisch an bekannte Officelösungen angepasst um den Ein- und Umstieg so einfach wie möglich zu gestalten. Hinter der Herstellerfirma stecken Jahre an Entwicklungserfahrung und Erfahrungen in Bezug darauf, was die Kunden aus der Branche von der Software erwarten.

Erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Kollegen spielend leicht per Smartphone, über Terminals oder einfach am PC und behalten Sie somit alle Überstunden, Urlaub und Krankheit im Blick und übertragen die Daten an das Lohnprogramm oder das Steuerbüro.

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Bildquelle Titelbild: Adobe Stock/david – Bearbeitung Sebastian Basner

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