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Immer mehr Unternehmen verabschieden sich vom Papier und stellen nicht nur Ihre Prozesse, sondern auch die gesamte Dokumentation um. Dies bringt viele Vorteile mit sich. Allerdings tun sich hier kleinere Unternehmen erfahrungsgemäß etwas schwer mit der Umstellung, oder haben sich eventuell auch noch gar nicht mit den Vorzügen eines DMS beschäftigt. Und das obwohl die Systeme viele Vorteile bieten und den Arbeitsalltag viel effizienter gestalten können. Wir geben Ihnen einen Überblick

Papier-Chaos ohne DMS
So kann es u.U. ausschauen ohne DMS

Wofür steht DMS?

DMS ist die Abkürzung für Dokumenten-Management-System und steht für die elektronische Verwaltung von Dokumenten mittels spezieller Software. Dokumentenmanagementsysteme umfassen das Archivieren und Verwalten von Dokumenten wie beispielsweise Rechnungen, Verträgen und Emails. Sie können zu archivierten Dokumenten auch Notizen verfassen und sie digital signieren oder abstempeln.

Wofür steht OCR?

OCR ist die Abkürzung für das englische „optical character recognition“ und steht für die automatische optische Texterkennung, über die das DMS Programm verfügen sollte. Das heißt jedes Dokument, was Sie in Ihr Dokumentenmanagementsystem einpflegen, wird vom System automatisch „gelesen“. Dadurch wird jedes Dokument für Sie wieder leicht auffindbar. Wenn auf einer Rechnung eine Kundennummer steht, können Sie mithilfe der Kundenummer diese Rechnung innerhalb von Sekunden wieder aufrufen – oder alle anderen dazugehörigen Schriftstücke.

Welche Dokumente lassen sich verwalten?

Grundsätzlich lassen sich alle Dokumente mit denen Sie täglich geschäftlich in Kontakt kommen digitalisieren. Darunter:

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Quittungen und Belege
  • Kontoauszüge
  • Jahresabschlüsse
  • Bilanzen und betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
  • Lohnscheine
  • Personalakten
  • Faxe
Symbolbild DMS
Mit einer DMS Software alles ordentlich und griffbereit

Sie sehen, den Möglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt.

Was muss ich rechtlich bei DMS beachten?

Generell ist man als Kaufmann oder Geschäftsinhaber nach § 257 HGB und §147 AO dazu verpflichtet gewisse Dokumente wie Buchungsbelege, Handelsbücher, Einzelabschlüsse etc. für mind. 10 Jahre aufzubewahren. Empfangene und versendete Handelsbriefe für beispielsweise 6 Jahre. Warum nicht also gleich digital? Absatz 3 von § 257 HGB sagt zudem: „Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden […]“

Die unter Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sind unter anderem:

  • Handelsbücher
  • Inventare
  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte

Eine die revisions- & rechtssichere Archivierung kann Sie somit dabei unterstützen Ihre Pflichten komfortabel und gesetzeskonform zu erfüllen.

Wie sicher ist DMS Software?

Dokumentenmanagementsysteme verfügen, wie die meisten anderen Programme auch, über ein Benutzer- und Rechtemanagement. So können Sie als Administrator festlegen, welcher Kollege Zugriff auf welche Dokumente hat, oder diese zwar sehen, aber vielleicht nicht bearbeiten können soll.

Zudem gibt die Wahl zwischen Inhouse-Lösungen (On-Premise), bei denen die Daten in Ihrer Firma und auf Ihrem Server verbleiben, oder Cloud-Systemen, bei denen die Archivierung auf dem Server des jeweiligen Herstellers geschieht.

Beide Varianten haben entsprechende Vor- & Nachteile. Bei der lokalen Variante können Sie sicher sein, dass nur Sie Zugriff auf die Daten haben und sich nicht damit beschäftigen müssen, wo der Cloud-Anbieter seinen Server-Standort hat. Zudem können Sie auch bei schlechter oder nicht vorhandener Internetverbindung immer auf Ihr Archiv zugreifen. Allerdings sind Sie in der Verantwortung für den Fall der Fälle für ein Backup zu sorgen. Nicht, dass die Dokumente weg sind, wenn die Festplatte ausfallen sollte.

Im Falle einer Cloud-Variante, sorgt in der Regel der Anbieter für das Backup und die Sicherheit. Sie können dann auch nicht nur im Büro, sondern auch von Zuhause oder von der Baustelle auf alle Dokumente zugreifen. Sie benötigen dann jedoch eine Internetverbindung und sichere Zugänge bzw. Passwörter. Bei einem Serverstandort in Deutschland ist auch sichergestellt, dass die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden.

Unsere DMS-Lösungen

Sie haben die Wahl. Wir bieten Ihnen die passende Lösung für die revisionssichere Archivierung. Sei es in der Cloud mit DocBox oder aber bei ihnen lokal mit ecoDMS.

ecoDMS

Screenshot ecoDMS.de
Screenshot: ecoDMS.de

ecoDMS bietet Ihnen alle oben genannten Vorteile und noch viel mehr. Es handelt sich hier um ein einfach zu bedienendes Tool zum Archivieren, Digitalisieren, Verwalten, Teilen und Wiederfinden all Ihrer Dokumente – Egal ob per Computer, Tablet oder sogar Smartphone. Backups können automatisiert vollzogen werden.

ecoDMS Icon

Mithilfe der OCR-Volltextsuche finden Sie alle Dokumente sofort wieder, ohne lange jeden Aktenordner durchsuchen zu müssen. Sie können ohne Probleme Papier-Dokumente einscannen und sofort ablegen, oder aber Dateien per ‘drag-and-drop’ in das Programm ziehen.

Hier finden Sie einen Beitrag, wie Sie zum Beispiel mit ecoDMS auch Dokumente sicher und passwortgeschützt übermitteln können.

Zudem können Sie ecoDMS dank der vorhandenen API-Schnittstelle auch problemlos mit Programmen wie tophandwerk von blue:solution, oder HAPAK von der Firma CSK Software GmbH koppeln. Damit können Sie auch erstellte Rechnungen, Lieferscheine und sonstige Dokumente bequem und automatisch archivieren lassen.

ecoDMS Qualified Premium Reseller

Wir sind qualifizierter Premium Reseller von ecoDMS. Gerne können Sie uns kontaktieren und wir beraten Sie umfassend und unverbindlich.

DocBox

DocBox Screenshot
Screenshot von der DocBox Oberfläche

DocBox steht ecoDMS in nichts nach und bietet Ihnen ebenfalls alles was Sie zum Archivieren, Verwalten und Zuordnen von Dokumenten benötigen. So verfügt auch DocBox über eine vollständige Zeichen- bzw. Texterkennung. Sie können Dokumente zusätzlich mit Schlagworten versehen, beispielsweise internen Kundennummern. DocBox setzt auf eine moderne und aufgeräumte Internet-Oberfläche, bei der sich sich über jedes beliebige Gerät und jeden beliebigen Browser einloggen können.

Wenn Sie bei sich eine Datei oder ein Dokument auf dem Desktop haben, können Sie diese auch ganz einfach per ‘drag-and-drop’ mit der Maus auf das Docbox-Fenster ziehen – und fertig. Die Datei ist archiviert. Selbst Emails lassen sich problemlos abrufen und mit ablegen, ohne dass Sie dafür eine weitere Lösung benötigen.

Fazit

Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden welches DMS vorzugsweise Ihre Anforderungen erfüllt. Genau angepasst an Ihre Belange und Bedürfnisse. Rufen Sie uns an. Schreiben Sie uns eine E-Mail. Gern geben wir Ihnen in einer gemeinsamen Beratung unsere Empfehlung zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems.

Bildquellen: Adobe / User: Bank215 und meeboonstudio